5 Kỹ năng huấn luyện nhân viên dành cho quản lý mới

Nhiều nhà quản lý mới được bổ nhiệm vì họ xuất sắc trong chuyên môn. Nhưng chỉ giỏi chuyên môn thôi chưa đủ để dẫn dắt đội nhóm hiệu quả. Trong vai trò mới, họ cần phát triển thêm một kỹ năng quan trọng: kỹ năng huấn luyện nhân viên.

Huấn luyện không chỉ đơn thuần là “chỉ việc”, mà còn là cách để nhà quản lý giúp nhân viên: Tự tin hơn trong việc giải quyết vấn đề; Phát triển năng lực lâu dài; Gắn kết chặt chẽ với mục tiêu đội nhóm. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn – những người mới bước vào vai trò quản lý – 5 kỹ năng huấn luyện cốt lõi mà bạn cần rèn luyện ngay từ đầu.

Nội dung thuộc Tips quản lý

1. Kỹ năng lắng nghe chủ động – Nền tảng xây dựng sự tôn trọng

Quản lý mới thường có xu hướng đưa ra quyết định nhanh chóng. Tuy nhiên, để huấn luyện nhân viên hiệu quả, họ cần điều chỉnh tốc độ – tạm dừng và lắng nghe.

Lắng nghe chủ động không chỉ là nghe lời nói, mà còn là:

• Không ngắt lời người đối diện
• Đặt mình vào vị trí của nhân viên để thấu hiểu
• Ghi nhận thông tin bằng cả ngôn từ và ngôn ngữ cơ thể

Ví dụ: Khi nhân viên chia sẻ khó khăn trong dự án, thay vì nói “Cứ làm theo cách này”, hãy hỏi: “Theo bạn, đâu là trở ngại lớn nhất hiện nay?”. Khi được lắng nghe, nhân viên sẽ cảm thấy được tôn trọng và dễ dàng chia sẻ hơn.

Gợi ý thực hành: Trong mỗi buổi coaching, hãy dành 70% thời gian để lắng nghe thay vì nói. Tham khảo mô hình LACE – Lắng nghe chủ động để rèn luyện kỹ năng này.

2. Kỹ năng đặt câu hỏi mở – Khơi dậy tư duy chủ động

Trong quá trình huấn luyện nhân viên, câu hỏi chính là công cụ mạnh mẽ của người quản lý. Tuy nhiên, không phải câu hỏi nào cũng mang lại hiệu quả. Quản lý mới cần rèn luyện cách đặt câu hỏi mở – những câu hỏi không có đáp án đúng – sai, mà thay vào đó là khơi gợi tư duy phản biện và sự sáng tạo.

Một số câu hỏi mở hiệu quả:

• • Theo bạn, đâu là gốc rễ của vấn đề ?
  • Có những lựa chọn nào khác bạn đã cân nhắc chưa?

• Nếu bạn là khách hàng trong trường hợp này, bạn sẽ cảm thấy ra sao?

Lợi ích:

• Nhân viên phát triển khả năng phân tích và đưa ra quyết định.
• Quản lý giảm bớt áp lực khi không phải đưa ra giải pháp cho mọi vấn đề.

Gợi ý thực hành: Mỗi tuần, hãy thử chuyển 3 câu mệnh lệnh thành 3 câu hỏi mở trong các buổi trò chuyện 1-1. Tham khảo thêm 07 kỹ năng đặt câu hỏi trong huấn luyện để nâng cao hiệu quả coaching.

3. Kỹ năng phản hồi tích cực – Góp ý không làm tổn thương

Một trong những thách thức lớn nhất của quản lý mới là đưa ra phản hồi mà không khiến nhân viên cảm thấy bị chỉ trích. Phản hồi không đúng cách có thể khiến nhân viên mất tinh thần, thậm chí phản kháng hoặc thu mình.

Nguyên tắc phản hồi hiệu quả:

• Tập trung vào hành vi, không phán xét con người
• Đưa ra dẫn chứng cụ thể, tránh chung chung
• Đề xuất hướng cải thiện kèm theo giải pháp
• Kết thúc bằng sự tin tưởng và cam kết hỗ trợ

Ví dụ: Thay vì nói: “Phần trả lời của em hôm qua quá kém”, hãy thử: “Trong cuộc trò chuyện với khách hàng hôm qua, tôi nhận thấy em có một đoạn hơi căng thẳng. Em có muốn thử cách diễn đạt khác để làm mềm hơn không?”

Gợi ý thực hành: Sử dụng mô hình SBI (Situation – Behavior – Impact) để phản hồi. Đây là công cụ giúp quản lý truyền đạt ý kiến một cách cụ thể và mang tính xây dựng.

4. Kỹ năng hướng dẫn qua công việc (OJT) – Chuyển giao kỹ năng thực tế

On – the – Job Training (OJT) là một phương pháp huấn luyện nhân viên trực tiếp thông qua công việc thực tế – đặc biệt hữu ích với những nhân viên mới. Tuy nhiên, nhiều quản lý mới lại gặp khó khăn khi chuyển giao kỹ năng một cách có hệ thống.

Quy trình OJT hiệu quả có thể áp dụng theo mô hình GLAP (Giải thích – Làm mẫu – Áp dụng – Phản hồi):

1. Giải thích: Nêu rõ lý do tại sao cần thực hiện công việc này.
2. Làm mẫu: Quản lý thực hiện một lần và giải thích từng bước cụ thể.
3. Áp dụng: Để nhân viên thực hành, quản lý quan sát nhưng không can thiệp quá sớm.
4. Phản hồi: Đưa ra góp ý ngay tại chỗ, chỉ ra điểm tốt và điểm cần cải thiện.

Ví dụ: Khi huấn luyện nhân viên viết báo cáo, thay vì chỉ nói: “Em cứ làm theo mẫu có sẵn”, hãy thử: “Hãy xem tôi viết mẫu này. Ở phần mở đầu, tôi sẽ nêu rõ mục tiêu báo cáo, tiếp đến là nội dung chính và kết thúc bằng đề xuất. Em thử áp dụng và tôi sẽ góp ý ngay sau khi xem báo cáo đầu tiên của em.”

Gợi ý thực hành: Mỗi tuần, chọn một nhiệm vụ phù hợp để huấn luyện qua OJT, lập kế hoạch chi tiết để theo dõi và hỗ trợ nhân viên trong từng bước.

5. Kỹ năng theo dõi và động viên – Duy trì động lực trong quá trình huấn luyện nhân viên

Huấn luyện nhân viên không chỉ là một buổi trò chuyện duy nhất, mà là một quá trình liên tục. Nhiều quản lý mới dễ mắc sai lầm khi chỉ tập trung vào buổi huấn luyện đầu tiên và quên mất việc theo sát, củng cố và động viên nhân viên trong những bước tiếp theo.

Để theo dõi hiệu quả, hãy thực hiện các bước sau:

• Xác định các mốc thời gian cụ thể để kiểm tra tiến độ.
• Ghi nhận ngay khi nhân viên có sự tiến bộ, dù nhỏ.
• Chủ động hỏi han, hỗ trợ khi nhân viên gặp khó khăn trong quá trình áp dụng kiến thức.

Lưu ý: Động viên không chỉ là lời khen ngợi mà còn là cách để nhân viên biết rằng bạn luôn đồng hành cùng họ, sẵn sàng hỗ trợ bất cứ khi nào cần thiết.

Gợi ý thực hành: Tạo một file theo dõi cá nhân cho từng nhân viên, cập nhật ít nhất một dòng nhận xét mỗi tuần. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng quan sát sự tiến bộ và động viên đúng thời điểm.

Tổng kết: Huấn luyện là kỹ năng cần rèn luyện, không phải bẩm sinh.

Đừng lo lắng nếu bạn chưa quen với vai trò mới. Huấn luyện nhân viên không phải là khả năng bẩm sinh mà là một kỹ năng có thể rèn luyện. Với 5 kỹ năng cốt lõi đã chia sẻ, bạn đã có nền tảng vững chắc để bắt đầu hành trình trở thành một người quản lý dẫn dắt bằng huấn luyện.

Nếu bạn đang tìm kiếm một chương trình đào tạo kỹ năng huấn luyện bài bản, hãy tham khảo ngay khóa On The Job Coaching (OJT) do VMP Academy tổ chức. Khóa học này sẽ giúp bạn: 

• Hiểu rõ tư duy đúng về huấn luyện nhân viên, phân biệt giữa huấn luyện và đào tạo.
• Làm chủ các kỹ năng coaching cốt lõi: lắng nghe chủ động, đặt câu hỏi mở, phản hồi tạo động lực.
• Xây dựng kế hoạch huấn luyện phù hợp theo năng lực từng nhân viên.
• Thực hành công thức và công cụ huấn luyện nhân viên một cách hiệu quả.
• Gia tăng động lực và hiệu suất đội nhóm, giữ chân nhân tài.

Chị Nguyễn Đoàn Phương Thư – Simpson Strong-Tie, chia sẻ sau khóa On The Job Coaching: “Thư cảm thấy muốn thay đổi và chia sẻ lại cho nhân viên công thức EDIC. Trước đây, mình thường truyền đạt kiến thức nhưng chưa chắc nhân viên đã hiểu đúng. Sau khóa học, mình sẽ điều chỉnh cách huấn luyện để giúp nhân viên học hỏi hiệu quả hơn.”

Nguyễn Nguyên Ngọc – Project Management, Ampersand Group, chia sẻ: “Điều cô đọng nhất sau khóa học là ‘Huấn luyện nhân viên là một hành trình’. Chúng ta không thể thay đổi ngay sau khóa học, nhưng khóa học đã cung cấp đầy đủ công cụ để mình đạt được mục tiêu đề ra.”

>> Tham khảo chi tiết khóa On The Job Coaching.

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ 1800 6981 hoặc gửi mail về địa chỉ daotao@vmp.edu.vn để được tư vấn miễn phí. Đội ngũ VMP sẵn sàng hỗ trợ bạn!