04 mô hình giúp quản lý triển khai công việc “thần tốc”

Triển khai công việc “thần tốc” cần đảm bảo tiến độ và hiệu quả  mang lại. Đây cũng chính là vấn đề được các nhà quản lý xuất sắc quan tâm và rèn luyện. Vậy, bạn đã nắm được các phương pháp để giúp nhiệm vụ này trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn chưa?

Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn 04 mô hình hỗ trợ triển khai công việc “thần tốc”, gồm: chu trình triển khai công việc – PDCA, tiến trình giao việc – POST C+, mô hình đào tạo trên công việc – EDIC và phản hồi nhân viên hiệu quả – SBI.

Nội dung của bài viết được trích từ khóa UMM – Đào tạo quản lý bền vững của VMP Academy.

1. Chu trình triển khai công việc – PDCA

Thuật ngữ “chu trình” được hiểu là một vòng tuần hoàn liên tục và không ngừng cải tiến. Đặc biệt là trong thời đại hội nhập và toàn cầu hóa hiện nay, nhà quản lý cần đặt yếu tố “cải tiến liên tục” lên hàng đầu để không bị thụt lùi so với sự phát triển của xã hội. Đó cũng chính là lý do mà chu trình triển khai công việc – PDCA trở nên quen thuộc và được sử dụng rộng rãi.

Mô hình này còn giúp bạn làm việc có kế hoạch, đồng thời lan truyền tinh thần đó đến với đội ngũ nhân viên. Và PDCA là viết tắt của:

Plan: Lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phạm vi, nguồn lực để thực hiện, thời gian và phương pháp đạt mục tiêu.

Do: Thực hiện

Check: Kiểm tra tiến độ và kết quả đạt được.

Act: Dựa trên kết quả kiểm tra, tiến hành cải tiến.

Sau bước cuối cùng là Act – Hành động, cần quay lại bước đầu là Plan – lập kế hoạch để quy trình này không bị ngắt quãng. Tất nhiên, sau mỗi vòng của quy trình, nhà quản lý cần có những cuộc họp nhỏ để rút kinh nghiệm và sửa đổi để lần sau tốt hơn.

Để sử dụng tốt PDCA, nhà quản lý cần lưu ý: nắm rõ mục tiêu đã đề ra, hành động hướng tới việc cải thiện và phát triển.

2. Tiến trình giao việc – POST C+

Giao việc là một hoạt động diễn ra thường ngày tại doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều quản lý vẫn thất bại khi triển khai công việc cho nhân viên, dẫn đến hậu quả không nhận được kết quả mong muốn. Nếu bạn gặp trường hợp ấy, vậy thì còn chần chờ gì nữa mà không sử dụng POST C+.

Ưu điểm của mô hình này là: giúp nhà quản lý tiết kiệm thời gian, giảm tải khối lượng công việc, triển khai công việc khoa học và hợp lý, có nhận thức chung về kết quả muốn đạt được, tránh gây hiểu lầm và thực hiện sai quy trình….Mô hình này gồm:

Purpose: nêu rõ mục đích, lý do và nguồn lực để thực hiện

Outcome: nói mong đợi và nhu cầu về kết quả đạt được của người nhân viên

Steps: nêu hoặc gợi ý các bước hành động cụ thể

Time: đưa ra mốc thời gian để nhân viên hoàn thành

Confirmation: xác nhận với nhân viên về các mục tiêu đã thống nhất

Phần Plus trong POST C+ là: 

Check/Control: kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện của nhân viên.

Coaching: huấn luyện và kèm cặp nhân viên nhằm đảm bảo họ có năng lực để thực hiện công việc.

Đặc biệt, kỹ năng huấn luyện và kèm cặp nhân viên một trong những kỹ năng quan trọng nhất của nhà quản lý. Nắm vững nó sẽ giúp bạn có được sự tôn trọng và tin tưởng của đội nhóm, trở thành một “tấm gương” để nhân viên có thể học hỏi và rèn luyện bản thân.

3. Mô hình đào tạo trên công việc – EDIC

Đây là phương pháp áp dụng cực kỳ hữu hiệu đối với nhân viên mới trong quá trình huấn luyện và đào tạo, góp phần đẩy nhanh tốc độ triển khai công việc.

Ưu điểm lớn nhất của mô hình đào tạo trên công việc – EDIC là tạo động lực và nâng cao văn hóa học tập trong doanh nghiệp vì nhân viên có thể noi theo hành động của nhà quản lý.

EDIC gồm 4 bước như sau:

Explain – Giải thích: giúp nhân viên am hiểu vấn đề được giao.

Demonstrate – Làm mẫu: trở thành “tấm gương” để nhân viên học hỏi và làm theo

Implement– Áp dụng: thực hành những kiến thức đó bằng công việc cụ thể

Consolidate – Phản hồi: nhận xét và đánh giá mức độ thực hiện.

EDIC thường đi đôi giữa học hỏi kiến thức và thực hành kỹ năng. Hãy nhớ rằng, mục đích cuối cùng của hoạt động là cổ vũ và giúp nhân viên rút kinh nghiệm từ công việc thực tiễn.

Bạn cũng có thể khuyến khích khả năng sáng tạo của nhân viên trong việc để họ tự đưa ra đánh giá hoặc hướng giải quyết của riêng mình. Bên cạnh đó, hãy sẵn sàng giải đáp thắc mắc để họ có thể tích lũy thêm kiến thức và kỹ năng.

Có thể bạn quan tâm: Các phương pháp huấn luyện (Coaching) nhân viên

4. Phản hồi nhân viên hiệu quả – SBI

Đánh giá và phản hồi hiệu quả là những kỹ năng mà bất cứ nhà quản lý nào cũng cần biết đến và thông thạo nó. Vì tinh thần và năng suất của nhân viên bị ảnh hưởng rất nhiều vào hai yếu tố này.

Vậy thì nhằm mục đích giúp các nhà quản lý đưa ra được những đánh giá chính xác và phản hồi hữu ích, SBI đã được tạo ra và sử dụng rất rộng rãi. Mô hình này bao gồm 3 ý:

Situation – Tình huống: Hãy mô tả tình huống bối cảnh: xác định thời gian và địa điểm của tình huống bạn đang đề cập đến.

Behavior – Hành vi: Mô tả các hành vi cụ thể mà bạn muốn giải quyết.

Impact – Tác động: Mô tả ảnh hưởng/ tác động từ hành vi đó đến bạn hoặc người khác.

Một cuộc họp nhỏ, một cuộc nói chuyện thân mật hoặc buổi chia sẻ kinh nghiệm sẽ là những môi trường tự nhiên nhất để áp dụng được mô hình này.

Trong lúc đưa ra phản hồi hoặc đánh giá, hãy cố gắng điều hòa bầu không khí thoải mái và dễ chịu, đồng thời sử dụng các dẫn chứng, thước đo cụ thể để nhân viên dễ hình dung và tăng tính khách quan.

Tạm kết:

Trên đây là 04 mô hình giúp quản lý triển khai công việc “thần tốc” trong quá trình huấn luyện và đào tạo. Đây cũng là nội dung trong khóa học UMM – Nâng cao Năng lực Quản lý Bền vững. Hy vọng rằng chúng tôi sẽ giúp ích thật nhiều trên con đường thành công của bạn.