Quy trình xây dựng công cụ follow up sau đào tạo 

Follow up sau đào tạo là bước then chốt để đảm bảo kiến thức và kỹ năng được áp dụng thực tế, thay vì nhanh chóng bị quên lãng. Đối với các nhà quản lý bận rộn, việc duy trì thói quen áp dụng sau khóa học là một thách thức lớn. Đây chính là lý do doanh nghiệp cần xây dựng quy trình công cụ follow up sau đào tạo bài bản, giúp việc nhắc nhớ trở nên hiệu quả và gắn với Sustainable Learning.

Vì sao cần công cụ follow up?

Học viên, đặc biệt là đào tạo quản lý, có thể nhiệt huyết trong lớp nhưng thường thiếu cơ chế nhắc nhở sau đào tạo. Khi không có công cụ nhắc nhớ, việc áp dụng kiến thức vào công việc hàng ngày dễ bị gián đoạn, dẫn đến hiệu quả đào tạo giảm sút.

Các công cụ follow up hiệu quả giúp:

• Duy trì hành vi học tập
  
• Theo dõi sự tiến bộ và thay đổi hành vi
  
• Tạo giá trị bền vững cho hệ thống Sustainable Learning

Quy trình xây dựng công cụ follow up sau đào tạo

Một quy trình follow up sau đào tạo bài bản không chỉ là triển khai vài công cụ nhắc nhở đơn lẻ mà là cả một hệ thống thiết kế có chủ đích, nhằm đảm bảo học viên duy trì hành vi, áp dụng kiến thức vào công việc và tạo ra giá trị bền vững cho tổ chức. Quy trình này thường gồm 5 bước chính, mỗi bước đều đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa hiệu quả của công cụ follow up và thúc đẩy Sustainable Learning:

Bước 1: Xác định mục tiêu follow up

Trước khi xây dựng bất kỳ công cụ nhắc nhớ nào, cần xác định rõ mục tiêu của follow up sau đào tạo.

• Duy trì hành vi: Học viên có áp dụng những kỹ năng đã học trong công việc hàng ngày không?
  
• Đo lường hiệu quả đào tạo: Kiến thức và kỹ năng có được chuyển hóa thành kết quả thực tế?
  
• Khuyến khích áp dụng kiến thức: Học viên có tự chủ động thử nghiệm và cải tiến các hành vi mới không?
  

Việc xác định mục tiêu rõ ràng sẽ giúp lựa chọn các công cụ nhắc nhớ phù hợp. Ví dụ, nếu mục tiêu là duy trì hành vi, checklist hành vi và email nhắc việc định kỳ sẽ hiệu quả hơn. Nếu mục tiêu là đo lường hiệu quả, khảo sát online và bảng đo lường hành vi (Behavior Tracking Tool) sẽ thích hợp.

Bước 2: Thiết kế lộ trình follow up ngay từ đầu

Follow up không phải là bước bổ sung sau khóa học, mà cần được tích hợp ngay từ giai đoạn thiết kế chương trình.

• Xác định các điểm chạm: Học viên sẽ nhận nhắc nhở vào những thời điểm nào (sau khóa học 1 tuần, 2 tuần, 1 tháng,…)
  
• Chọn hình thức nhắc nhớ: Email, SMS, phiếu khảo sát, micro-learning trên app, hoặc phiên coaching/mentoring.
  
• Tạo kế hoạch dài hạn: Lộ trình follow up nên kết hợp với mục tiêu học tập và KPI của tổ chức để đảm bảo tính bền vững.
  

Khi lộ trình được thiết kế ngay từ đầu, học viên có một kế hoạch học tập xuyên suốt, không bị gián đoạn, từ đó thúc đẩy Sustainable Learning.

Bước 3: Lựa chọn công cụ follow up sau đào tạo phù hợp với đối tượng

Các công cụ follow up cần phù hợp với đặc điểm của học viên, đặc biệt là quản lý – những người bận rộn và ít thời gian.

• Khảo sát online: Đơn giản, nhanh chóng, đo lường mức độ hiểu và áp dụng.
  
• Checklist hành vi: Danh sách 3–5 hành động cụ thể, giúp học viên biết chính xác cần làm gì sau khóa học.
  
• Email/SMS nhắc việc định kỳ: Nhắc nhớ ngắn gọn, kèm ví dụ thực tế hoặc câu hỏi gợi mở.
  
• Ứng dụng LMS/App: Micro-learning, quiz ngắn, thông báo tự động giúp học viên học mọi lúc mọi nơi.
  
• Coaching/mentoring: Nhóm nhỏ hoặc 1:1 để trao đổi kinh nghiệm áp dụng kiến thức.
  
• Bảng đo lường hành vi: Theo dõi tiến độ áp dụng kỹ năng và nhận phản hồi từ cấp trên hoặc đồng nghiệp.
  

Một công cụ follow up chỉ hiệu quả khi nó thực sự dễ dùng, tiết kiệm thời gian và phù hợp với thực tế công việc của học viên.

Bước 4: Kết hợp đa dạng phương thức nhắc nhớ

Sử dụng một hình thức duy nhất thường không đủ. Kết hợp nhiều công cụ nhắc nhớ sẽ tạo ra nhiều điểm chạm, giúp việc follow up hiệu quả hơn.

• Khảo sát định kỳ: Giúp đo lường tiến độ và phát hiện khó khăn.
  
• Email/SMS nhắc việc: Nhắc nhở ngắn gọn, dễ áp dụng.
  
• Phiên coaching/mentoring: Học viên trao đổi kinh nghiệm, giải quyết vấn đề thực tế.
  
• Ứng dụng LMS hoặc mobile app: Học tập liên tục, micro-learning và bài tập thực hành.
  

Khi kết hợp đồng bộ, học viên được nhắc nhớ nhiều lần, tăng khả năng áp dụng kiến thức, đồng thời giảm nguy cơ quên lãng sau đào tạo.

Bước 5: Liên kết kết quả follow up với mục tiêu kinh doanh

Follow up không chỉ là đo lường hành vi cá nhân mà còn phải liên quan trực tiếp đến mục tiêu và KPI của tổ chức.

• Đặt chỉ số cụ thể: Số lượng hành vi được áp dụng, năng lực cải thiện, hoặc kết quả kinh doanh liên quan.
  
• Báo cáo và đánh giá: Sử dụng dữ liệu từ khảo sát, checklist, bảng đo lường hành vi để theo dõi hiệu quả.
  
• Điều chỉnh công cụ: Dựa trên kết quả, tinh chỉnh các công cụ nhắc nhớ và lộ trình follow up để đạt hiệu quả cao hơn.
  

Khi kết quả follow up gắn với mục tiêu kinh doanh, các công cụ nhắc nhớ trở thành công cụ tạo giá trị thực tế, đồng thời thúc đẩy Sustainable Learning lâu dài cho toàn bộ đội ngũ.

Kết luận

Xây dựng quy trình công cụ follow up sau đào tạo là yếu tố quyết định để duy trì hiệu quả học tập lâu dài. Khi triển khai đúng cách, các công cụ nhắc nhớ, từ khảo sát, checklist, coaching đến hệ thống theo dõi hành vi, sẽ giúp học viên áp dụng kiến thức liên tục, đồng thời củng cố nền tảng Sustainable Learning bền vững.

📌 Nếu bạn muốn tìm hiểu chi tiết cách thiết kế và triển khai công cụ follow up thực tiễn, hãy tham gia sự kiện Cafe and Learn tháng 09/2025:

• Chủ đề: Sustainable Learning – Xây dựng hệ thống học tập liên tục
  
• Thời gian: 08:30 – 12:00, Thứ 7, 27/9/2025
  
• Địa điểm: Faminuts House, 191 Đ. Nguyễn Thái Bình, Quận 1, TP.HCM
  Đăng ký miễn phí ngay tại đây!