Quy trình 5 bước ủy thác công việc hiệu quả | UMM

Thành công của nhà quản lý đến từ 80% năng suất làm việc của nhân viên. Vì vậy, nhà quản lý cần thực hiện quy trình ủy thác công việc hiệu quả, giúp nhân viên có động lực thực hiện.

Vậy cụ thể, quy trình này thực hiện như thế nào? theo dõi tại bài viết này nhé.

1. Chọn đúng việc cần giao theo ma trận First thing First

Các nhà quản lý thường giao việc cho nhân viên dựa trên số lượng công việc tồn đọng trong ngày. Cách giao việc này đảm bảo rằng những công việc khẩn cấp được hoàn thành trước. Tuy nhiên, việc dựa vào số lượng công việc tồn đọng không phản ánh đầy đủ về mức độ quan trọng hay khó khăn. Đặc biệt, rất dễ sót công việc.

Để giải quyết tình trạng này, bạn có thể áp dụng phương pháp BrainWriting để liệt kê tất cả công việc cần làm. Sau đó, hãy áp dụng ma trận “First Thing First” để xác định mức độ ưu tiên. Cần xác định các công việc có ảnh hưởng lớn nhất đến mục tiêu và kế hoạch tổng thể. Điều này giúp tập trung năng lượng vào các công việc mang lại giá trị cao nhất.

2. Chọn đúng người cần giao theo mô hình SAO.D 

Ở bước này, nhà quản lý có thể kết hợp Tâm lý hình học và mô hình SAO.D để đảm bảo rằng công việc sẽ được giao cho người phù hợp nhất. Tâm lý hình học giúp nhà quản lý nhận biết tính cách và xu hướng làm việc của nhân viên, từ đó xác định công việc phù hợp với họ. Bao gồm cả các nhiệm vụ liên quan đến quy trình, mục tiêu, giao tiếp và sáng tạo.

SAO.D là viết tắt của Skill, Attitude, Overload và Develop. Đây là một công cụ quan trọng giúp nhà quản lý đánh giá các yếu tố quan trọng của mỗi nhân viên. Skill xem xét khả năng thực hiện công việc; Attitude kiểm tra thái độ nhiệt tình; Overload đánh giá tình trạng công việc hiện tại và Develop tập trung vào khả năng phát triển của nhân viên. Kết hợp cả hai phương pháp này, nhà quản lý có thể đảm bảo rằng công việc sẽ được giao cho người có kỹ năng, thái độ và tình trạng phù hợp nhất, đồng thời tạo cơ hội cho sự phát triển của nhân viên.

3. Ủy thác công việc đúng phương pháp 

Ủy thác công việc cho nhân viên cũng là một nghệ thuật. Nếu nhân viên cảm thấy hạnh phúc khi nhận được một nhiệm vụ nào đó, mức độ cam kết thực hiện sẽ cao hơn. Vì vậy, nhà quản lý có thể ứng dụng tứ đồ lãnh đạo để lựa chọn phương pháp giao việc phù hợp.

Cụ thể, với nhân viên có năng và động lực thấp, cần trực tiếp CHỈ ĐẠO cho họ những việc cần làm. Với người có động lực cao, hãy CHỈ DẪN để họ biết cách thực hiện. Những nhân viên lâu năm thường có năng lực cao, nhưng động lực thấp, hãy HỖ TRỢ và tìm hiểu nguyên nhân khiến họ bất hợp tác. Và nhóm cuối cùng, vừa có năng và động lực, hãy TRAO QUYỀN để họ tự do sáng tạo trong phạm vi công việc của mình.

4. Theo dõi tiến độ làm việc

Để đảm bảo công việc của đội nhóm đạt được mục tiêu đã đề ra, nhà quản lý cần theo dõi thường xuyên. Hoạt động này mang lại hai lợi ích quan trọng. Thứ nhất, đảm bảo rằng mọi công việc diễn ra đúng tiến độ. Thứ hai, giúp nhà quản lý phát hiện và đưa ra sự hỗ trợ kịp thời nếu nhân viên gặp khó khăn trong quá trình làm việc.

Bên cạnh đó, có hai công cụ quan trọng giúp nhà quản lý thực hiện việc theo dõi tiến độ công việc một cách hiệu quả: MBO (Management by Objectives) và MBP (Management by Projects). MBO giúp đặt ra các mục tiêu cụ thể cho từng thành viên và theo dõi việc đạt được các mục tiêu này. MBP tập trung vào việc quản lý các dự án lớn hơn và đảm bảo rằng mọi công việc liên quan đến dự án đều được tiến hành đúng kế hoạch. Bạn có thể kết hợp hoặc sử dụng từng phương pháp theo nhu cầu của mình.

5. Đánh giá và ghi nhận

Bước cuối cùng của quy trình ủy thác công việc hiệu quả là đánh giá và ghi nhân. Thông qua việc đánh giá, người quản lý thể hiện sự tôn trọng những thành tựu cũng như nỗ lực của nhân viên, giúp họ học hỏi kinh nghiệm và cải thiện quy trình trong tương lai. Ngoài ra, việc ghi nhận cũng tạo điều kiện cho sự phát triển cá nhân và cung cấp phản hồi xây dựng. Nhà quản lý có thể tham khảo một số mô hình để phản hồi cho nhân viên như: Hamburger, KFDB, AIC,.. 

Nếu không thực hiện hoạt động này, có thể dẫn đến hiểu nhầm, mất thông tin quan trọng và thiếu sự minh bạch trong quy trình ủy thác công việc. Nhân viên cũng có thể cảm thấy thiếu công nhận về công sức của mình, ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất và tinh thần làm việc trong tổ chức. 

Tạm kết về 5 bước ủy thác công việc hiệu quả.

Trên đây là quy trình ủy thác công việc được tổng hợp bởi hội đồng chueyen gai của VMP Academy. Nội dung được trích từ chương trình đào tạo: UMM – Năng lực quản lý bền vững. Hãy theo dõi chúng tôi để nhận được những thông tin giá trị nhé.