Quản lý đội nhóm hiệu quả với bảng Kanban

Nhờ khả năng trực quan hóa toàn bộ quy trình, bảng Kanban giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ và nhanh chóng phát hiện các điểm nghẽn. Trong bài viết này, VMP Academy sẽ chia sẻ chi tiết về ứng dụng bảng Kanban và hướng dẫn sử dụng bảng Kanban để tối ưu hiệu suất làm việc.

Nội dung thuộc Tips Quản lý

Bảng Kanban là gì?

Kanban là phương pháp quản lý công việc dựa trên trực quan, ra đời từ hệ thống sản xuất của Toyota vào thập niên 1940. “Kanban” nghĩa là “thẻ thị giác” – thể hiện đúng nguyên tắc hoạt động của bảng Kanban: dùng thẻ đại diện cho từng nhiệm vụ và cột biểu thị trạng thái công việc.

Cấu trúc cơ bản của bảng Kanban gồm 3 cột chính:

• To-Do (Việc cần làm): Danh sách các nhiệm vụ chưa thực hiện.

• Doing (Đang làm): Công việc đang được xử lý.

• Done (Hoàn thành): Những nhiệm vụ đã hoàn tất. bảng kanban
  

Tùy theo đặc thù, doanh nghiệp có thể mở rộng hoặc tùy chỉnh các cột. Chẳng hạn, trong dự án phần mềm, bảng Kanban có thể gồm: “Backlog”, “Phát triển”, “Kiểm thử”, “Triển khai”, “Hoàn tất”.

Lợi ích khi ứng dụng bảng Kanban

Trực quan hóa quy trình: Với bảng Kanban, toàn bộ luồng công việc được hiển thị rõ ràng – từ việc chưa bắt đầu đến khi hoàn thành. Nhờ đó, nhà quản lý dễ dàng nhận biết nhiệm vụ đang bị trì hoãn, điểm nghẽn trong nhóm, hoặc cá nhân cần hỗ trợ.

Hạn chế quá tải: Một nguyên tắc quan trọng của phương pháp Kanban là giới hạn công việc đang xử lý. Điều này giúp nhân sự tập trung, giảm áp lực, nâng cao chất lượng đầu ra và rút ngắn thời gian hoàn thành.

Tối ưu hiệu suất nhóm: Thông qua việc quan sát các cột – đặc biệt là cột “Đang làm”, người quản lý có thể nhanh chóng phát hiện sự ùn tắc, từ đó điều chỉnh khối lượng hoặc phân công lại cho phù hợp, đảm bảo tiến độ chung.

Linh hoạt và thích ứng nhanh: Bảng Kanban cho phép thay đổi thứ tự ưu tiên hoặc cập nhật tình trạng công việc mà không làm gián đoạn toàn bộ quy trình – một ưu thế lớn trong môi trường biến động.

Đo lường và cải tiến liên tục: Dữ liệu từ bảng Kanban như thời gian xử lý, số lượng việc tồn đọng hay tốc độ hoàn thành là cơ sở để phân tích, đánh giá và đưa ra giải pháp cải tiến quy trình hiệu quả.

Hướng dẫn sử dụng bảng Kanban

Bước 1: Thiết kế bảng – Xác định quy trình công việc

Bắt đầu bằng việc xác định các cột đại diện cho từng giai đoạn công việc, ví dụ: “Lên kế hoạch” – “Thực hiện” – “Kiểm tra” – “Hoàn thành”. Với đội ngũ quản lý, có thể bổ sung thêm cột “Chờ phê duyệt” hoặc “Đang huấn luyện” để phản ánh chính xác quy trình nội bộ.

Bước 2: Tạo thẻ công việc – Rõ ràng và chi tiết

Mỗi nhiệm vụ được thể hiện dưới dạng một thẻ, có đầy đủ thông tin: tên công việc, người phụ trách, deadline, mức độ ưu tiên và tài liệu liên quan. Điều này giúp giảm nhầm lẫn và tăng tính chủ động khi thực hiện.

Bước 3: Giới hạn WIP – Tránh quá tải công việc

Thiết lập giới hạn số lượng thẻ được phép xử lý tại mỗi cột, đặc biệt là ở giai đoạn “Thực hiện”. Ví dụ: chỉ nên có tối đa 3 thẻ đang xử lý để nhân viên tập trung và duy trì chất lượng.

Bước 4: Theo dõi – Cải tiến liên tục

Duy trì các buổi họp ngắn (daily/weekly) để cập nhật tiến độ. Dựa trên dữ liệu từ bảng Kanban (thời gian xử lý, công việc tồn đọng…), nhà quản lý có thể phát hiện điểm nghẽn và đề xuất cải tiến phù hợp.

Khó khăn khi sử dụng bảng Kanban

Dù bảng Kanban là công cụ quản lý hiệu quả, nếu triển khai không đúng cách, một số vấn đề có thể phát sinh:

Không giới hạn công việc đang làm (WIP): Việc thêm quá nhiều nhiệm vụ vào cột “Đang Làm” dễ dẫn đến quá tải và giảm chất lượng.
→ Giải pháp: Thiết lập giới hạn WIP cụ thể và tổ chức họp ngắn mỗi ngày để kiểm soát tiến độ.

Bỏ qua họp ngắn hằng ngày: Không cập nhật tình hình công việc khiến bảng Kanban không phản ánh đúng thực tế, gây tắc nghẽn.
→ Giải pháp: Duy trì daily meeting 10–15 phút để rà soát, giải quyết nhanh các vướng mắc.

Thiếu cập nhật thường xuyên: Thẻ không được di chuyển đúng thời điểm sẽ làm giảm độ chính xác của bảng.
→ Giải pháp: Hướng dẫn nhân sự cập nhật công việc vào đầu và cuối mỗi ngày – một thói quen cần thiết để ứng dụng bảng Kanban hiệu quả.

Trong vai trò quản lý, bảng Kanban không chỉ là công cụ theo dõi công việc, mà còn là phương tiện hỗ trợ điều phối nhân sự và phát triển năng lực. Dưới đây là ba cách ứng dụng bảng Kanban hiệu quả:

Ví dụ ứng dụng Kanban trong quản lý

1. Huấn luyện nhân viên mới

• To-Do: Liệt kê các kỹ năng cần đào tạo (ví dụ: giao tiếp, thuyết trình, xử lý xung đột).

• Doing: Theo dõi tiến độ từng nhân viên theo tuần, cập nhật liên tục trên bảng.

• Done: Sau mỗi buổi huấn luyện, tổ chức buổi phản hồi để đánh giá và điều chỉnh kế hoạch.
  

2. Phân công việc theo năng lực

• To-Do: Danh sách nhiệm vụ cần triển khai (như gặp khách hàng, lập báo cáo, đào tạo nội bộ).

• Doing: Mỗi nhân viên đảm nhận tối đa 2 thẻ công việc để tránh quá tải.

• Done: Sau khi hoàn tất, tổ chức phiên họp ngắn để đánh giá kết quả và phân phối đầu việc mới.
  

3. Đánh giá hiệu suất cá nhân

• To-Do: Thiết lập tiêu chí đánh giá rõ ràng (KPI, tinh thần làm việc nhóm, đúng deadline).

• Doing: Gặp gỡ từng nhân viên để trao đổi và cập nhật tiến độ trên bảng.

• Done: Chốt mục tiêu phát triển cá nhân và điều chỉnh lộ trình làm việc cho chu kỳ kế tiếp.
  

Với các buổi họp ngắn mỗi ngày, nhà quản lý có thể sử dụng kanban như một bản đồ công việc – giúp kiểm soát tiến độ, nhận diện vướng mắc và kịp thời hỗ trợ đội nhóm. Quan trọng hơn, đây là cách xây dựng một môi trường làm việc minh bạch, có tổ chức và hiệu quả.

Công cụ hỗ trợ Kanban

Để ứng dụng bảng Kanban hiệu quả, doanh nghiệp có thể tận dụng các nền tảng trực tuyến phổ biến dưới đây:

Trello:

• Cho phép tạo bảng Kanban trực quan với các cột như “To-Do”, “Doing”, “Done”.

• Tích hợp Power-Up “Calendar” để quản lý thời hạn công việc và theo dõi tiến độ một cách dễ dàng.

Asana:

• Phù hợp với các dự án phức tạp, nhiều nhiệm vụ.

• Giao diện Kanban kết hợp với tính năng “Timeline” giúp nhà quản lý hình dung tổng thể tiến độ và xác định kịp thời các điểm nghẽn trong quy trình.

Notion:

• Hỗ trợ tạo bảng Kanban linh hoạt với khả năng tùy chỉnh tên cột như “Do”, “In Progress”, “Done”.

• Giao diện lịch tích hợp cho phép quan sát khối lượng công việc theo ngày, tuần hoặc tháng – rất phù hợp để kiểm soát tải công việc của từng cá nhân hoặc nhóm.

Tạm kết về quản lý đội nhóm hiệu quả với bảng Kanban

Bảng Kanban không chỉ giúp kiểm soát tiến độ công việc mà còn mở ra cách tiếp cận mới trong quản lý đội nhóm – minh bạch, linh hoạt và cải tiến liên tục. Đây là công cụ hữu hiệu để quản lý các dự án phức tạp và điều phối nhân sự một cách tối ưu.

Tại VMP Academy, ứng dụng bảng Kanban đã trở thành phương pháp hỗ trợ đội ngũ quản lý cải thiện hiệu suất làm việc hàng ngày. Nếu bạn quan tâm đến cách triển khai Kanban hiệu quả hoặc muốn nâng cao năng lực lãnh đạo, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn các chương trình đào tạo phù hợp.

Tham khảo thêm các khóa học nổi bật tại VMP dành cho người quản lý:

Train The Trainer 3+ | Đào tạo Giảng viên nội bộ số 1 Đông Nam Á.

Program Design With Tech | Ứng dụng công nghệ thiết kế đào tạo

Training Management Performance | Quản lý hiệu suất đào tạo

U – Maximize Management | Nâng cao năng lực quản lý bền vững

On The Job Coaching | Kỹ năng huấn luyện kèm cặp nhân viên

Leading Emotional | Lãnh đạo bằng trí tuệ cảm xúc

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ 1800 6981 hoặc gửi mail về địa chỉ daotao@vmp.edu.vn. Đội ngũ VMP luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn.